Zo wordt privacygevoelige informatie vernietigd

De algemene verordening gegevensbescherming, ook wel bekend als de AVG, is een privacywetgeving die sinds 2018 geldt door in de gehele Europese Unie. Het doel van deze wet is het beschermen en veilig stellen van jouw gegevens. In de tijd van online data sharing is deze wetgeving geen overbodige luxe. Deze wet heeft direct invloed op de verwerking van jouw gegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties. Zo mag een uitzendbureau bijvoorbeeld maximaal vier weken jouw gegevens bewaren na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Vraag je je af hoe deze informatie wordt vernietigd? Lees hieronder dan verder.

Wat voor soort documenten moeten vernietigd worden?

Papieren documenten die worden geclassificeerd als ‘vertrouwelijk’ dienen vernietigd te worden. Dit kunnen documenten zijn waar vertrouwelijke persoonsgegevens van klanten op staan of documenten die vertrouwelijk zijn van je eigen bedrijf. AVG gevoelige documenten vallen onder de eerder genoemde noemer van ‘vertrouwelijk’. Deze moeten dus ook vertrouwelijk vernietigd worden. Dit kan je zowel door een gespecialiseerd bedrijf laten doen of je doet dit zelf.

Vertrouwelijke papieren laten vernietigen door gespecialiseerde bedrijven

Je kunt in principe een container huren in Nederland en deze naar het milieupark brengen, helaas telt dit niet als vernietiging van papieren documenten. Gelukkig zijn er gespecialiseerde bedrijven die de papieren gegevens die vernietigd moeten worden conform aan de AVG wet zodat jouw bedrijf niet met een boete komt te zitten. Let er wel op dat het bedrijf wat je hier voor inhuurt CA+ gecertificeerd is in archief- en datavernietiging. Ondanks dat een ander bedrijf de vernietiging uitvoert van de papieren persoonsgegevens blijft jouw bedrijf verantwoordelijk voor de uitvoering van deze vernietiging, maak dus duidelijke afspraken.

Zelf vertrouwelijke papieren vernietigen

Een vertrouwelijke papieren document wordt beoordeeld als vernietigd wanneer het papier onleesbaar geacht wordt. Hierdoor zijn de identificeerbare en vertrouwelijke gegevens van het document niet meer te lezen door derde partijen. Dit papier kan je zelf vernietigen door een kwalitatief hoogstaande papierversnipperaar aan te schadden.

Met deze papierversnipperaar haal je, zoals hierboven al benoemd, de identificeerbare gegevens als het ware uit het document. Door het papier in de papierversnipperaar te doen en deze aan te zetten wordt het papier in slierten of snippers gesneden. Kijk wel uit, hier zitten eisen aan. Papierversnipperaars hebben namelijk zogeheten veiligheid niveaus. Deze veiligheid niveaus gaan van DIN niveau P-1 tot en met DIN niveau P-7. Waarin P-1 het laagste veiligheid niveau is en P-7 het hoogste. De AVG wetgeving stelt dat bij de zelfstandige vernietiging van papieren persoonsgegevens een papierversnipperaar gebruikt moet worden van DIN niveau P-3 of hoger. P-3 of hoger garandeert namelijk dat een document vrijwel niet te achterhalen is ná het versnipperproces.

Als je dit een fijne blog om te lezen vond, lees dan ook eens onze blog over de populairste kinder designer merken van dit moment!