Personeelstekort en verzuim vergroten druk op planning bij Nederlandse werkgevers

Een planning kan op papier goed lijken, maar toch gaat het in de praktijk vaak mis. Eén ziekmelding of nieuwe vacature heeft al snel gevolgen voor de rest van de week. Werkgevers merken dat iedere dag. De druk op de planning neemt vooral toe als er te weinig mensen beschikbaar zijn en verzuim lastig op te vangen is. Daardoor kost het steeds meer moeite om roosters rond te krijgen en het werk door te laten gaan.

Waarom de planning sneller vastloopt dan vroeger

De arbeidsmarkt is iets minder krap dan vroeger, maar personeel vinden blijft lastig. In het vierde kwartaal van 2025 waren er nog 93 openstaande vacatures per 100 werklozen. TNO meldt ook dat 28 procent van de werkgevers in 2024 een personeelstekort had. Nog eens 26 procent verwacht binnen twee jaar ook een tekort. Dat betekent dat veel werkgevers weinig ruimte hebben om uitval op te vangen. De planning draait daardoor om meer dan alleen roosters maken. Het is vaak een dagelijkse zoektocht naar wat nog wel gedaan kan worden.

Verzuim maakt elk gat in het rooster direct groter

Als iemand uitvalt, valt er meer weg dan alleen een paar werkuren. Ook kennis, ervaring en vaste werkafspraken vallen dan tijdelijk weg. Volgens het CBS lag het ziekteverzuim van werknemers in het vierde kwartaal van 2025 op 5,6 procent. In de sector gezondheidszorg en welzijn was dat 7,9 procent. Juist in sectoren waar het werk altijd door moet gaan, is dat een groot probleem. Het CBS laat ook zien dat psychische klachten, overspannenheid en burn-out na griep en verkoudheid de meest genoemde redenen voor verzuim zijn. Dat maakt plannen moeilijker, omdat niet altijd duidelijk is hoe lang iemand wegblijft.

Werkdruk zorgt niet alleen voor vertraging, maar ook voor vertrek

Hoge werkdruk zorgt niet alleen voor meer stress op de werkvloer. Het kan er ook voor zorgen dat mensen uitvallen of ergens anders gaan werken. Het CBS concludeerde dat hogere werkdruk samenhangt met meer burn-outklachten, een slechtere gezondheid en vaker van baan wisselen. Daarnaast ziet bijna 29 procent van de ondernemers een hogere werkdruk als het belangrijkste gevolg van personeelstekort. Dat is belangrijk voor werkgevers. Een planningstekort wordt namelijk groter als ervaren mensen vertrekken. Dan moet niet alleen het werk doorgaan, maar moet er ook opnieuw worden geworven en ingewerkt.

In de praktijk schuiven werkgevers werk, uren en verwachtingen door

Volgens het CBS heeft twee derde van de ondernemers met personeelstekort te maken. In het grootbedrijf liep dat op tot ruim 72 procent. Veel bedrijven reageren daarop met betere arbeidsvoorwaarden, meer automatisering of minder aanbod. Dat laat goed zien hoe groot de druk is. Het betekent dat niet al het werk meer gedaan kan worden met de mensen die er zijn. Daarom moet de planning goed aansluiten op hoe het werk in de organisatie is geregeld. Duidelijke taken helpen daarbij. Dat geldt ook voor hulpmiddelen en software om het werken makkelijker te maken. Zo voorkom je dat planners steeds dezelfde problemen moeten oplossen.

Minder druk begint vaak bij beter overzicht in systemen

Veel werkgevers denken eerst aan extra werving. Dat is begrijpelijk, maar het lost niet alles op. Goede planning begint ook met goed overzicht. Je moet snel kunnen zien wie beschikbaar is, hoeveel uren iemand werkt, wanneer iemand verlof heeft en waar risico’s zitten. Een goede personeelsadministratie helpt daar bij. Dat klinkt misschien simpel, maar het maakt vaak veel verschil. Als gegevens verspreid staan in losse bestanden of mailtjes, kost plannen extra tijd. En die tijd is er juist vaak niet. Meer rust en duidelijkheid in systemen helpt planners daarom om sneller en beter te werken.

Werkgevers hebben vooral baat bij een sterkere basis

Alleen meer mensen zoeken is meestal niet genoeg. Het UWV wijst ook op andere oplossingen, zoals werk anders organiseren en kijken naar mogelijkheden die nu nog weinig worden benut. TNO laat daarnaast zien dat de kosten van loondoorbetaling over verzuimde werkdagen opliepen tot 8,3 miljard euro in 2023. Daarvan hing 4,9 miljard euro samen met psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk. Dat laat zien hoe groot het probleem is. Werkgevers hebben daarom vooral baat bij een sterke basis. Denk aan duidelijke processen, minder onnodig gedoe en goede informatie. Wie dat op orde heeft, ervaart vaak hetzelfde voordeel als wanneer digitale chaos plaatsmaakt voor overzicht. Dit zorgt voor minder zoekwerk, efficiënter werken en meer grip op de werkdag.

De planning hangt samen met de hele organisatie

Personeelstekort en verzuim versterken elkaar. Minder mensen op de werkvloer zorgt voor meer druk. Meer druk zorgt weer voor meer kans op uitval en vertrek. Daardoor wordt plannen steeds moeilijker. Werkgevers die dit willen verbeteren, moeten daarom verder kijken dan alleen het rooster. Nieuwe mensen aannemen blijft belangrijk, maar dat is niet genoeg. Ook eenvoudiger werken, beter overzicht en minder rommel in processen zijn nodig. Pas dan wordt het makkelijker om vooruit te plannen en minder bezig te zijn met problemen van dag tot dag.